При ликвидации юридического лица документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, продолжают храниться. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий должны заключить с государственным или муниципальным архивом договор и передать им на хранение соответствующие документы (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле").

Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее – Перечень).

При этом обязанность хранить документы, установленная Министерством культуры РФ, распространяется на коммерческие организации (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, минимальный срок хранения бухгалтерских документов установлен также Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ), а сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).

Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, ст. 362 Перечня).

К указанным документам, в частности, относятся документы по приходу ТМЦ, банковские выписки и кассовые отчеты.

Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, книга покупок и дополнительные листы книги покупок, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны храниться не менее четырех лет (ст. 459 Перечня, Постановление № 1137).