В общем нужно что то наподобии простейшего форума, куда будет доступ даже на чтение только по паролю

Задача - конфиденциальное общение нескольких человек

Нужно просто возможность отправлять сообщения, отвечать на них, добалять документы, аудио, видео, фото

Наверняка есть какие то готовые, бесплатные и не сильно громоздкие продукты для таких нужд?

Посоветуйте куда копать?

Любой движок форума это позволяет.
гуглите "движок форума" - и будет вам тьма подсказок, обзоров.
Нужен именно чат - гуглите "движок чата"

Из популярных форумов по большому счету все они простые, бесплатных - тоже много на выбор. Ну только хостинг замутить нужно будет, конечно.
А можно и просто готовый форум найти, в смысле сервис форумов, где создаёшь свой форум, устанавливаешь нужные права доступа - и всех делов. (на сколько секретно? админ всегда будет иметь доступ ведь)